Skills Summit 2024
Op 20 en 21 februari 2024 bracht de 5e editie van de Skills Summit ministers en hoge ambtenaren uit 38 OESO-lidstaten en een aantal niet-lidstaten samen in het Academieënpaleis in Brussel voor een tweedaagse ministeriële conferentie rond levenslang leren. De Vlaamse overheid vertrouwde op ons voor de praktische organisatie, de branding en communicatiestrategie.
De drukke agenda’s van de genodigde ministers maakten het niet voor iedereen mogelijk om er fysiek bij te zijn. Voor hen faciliteerden we een high-quality livestreaming van alle plenaire sessies. Dankzij deze oplossing konden ze in real-time de discussies meevolgen en actief betrokken blijven, ongeacht hun locatie.
Ook niet alle sprekers konden er live bij zijn. We belden twee sprekers live in en namen ook een keynote op voorhand op in onze studio die we tijdens de plenaire sessie op groot scherm toonden.
- Badge printing
- Brand consistency
- Catering
- Communicatie & marketing
- Creatief concept
- Digital event platforms en websites
- Digital visuals
- Entertainment & acts
- Event branding
- Eventcoördinatie
- Eventstyling
- Experience design
- Foto & video
- Hospitality
- Hotel blockbooking
- Live streaming
- Online registratie
- Op- en afbouw
- Planning & timing
- Show directing
Een internationaal event van deze schaal vroeg om een aantal belangrijke aandachtspunten in de organisatie:
Met delegaties uit 38 landen was meertalige en inclusieve communicatie cruciaal. We werkten met twee vlot meertalige moderators (ENG & FR) en schakelden professionele tolken in voor simultaanvertaling van alle plenaire sessies. Daarnaast voorzagen we technische ondersteuning voor individuele tolken van verschillende delegaties, zodat elke gast de Summit in de eigen taal kon volgen.
Gezien de aanwezigheid van ministers en hoge ambtenaren was veiligheid een prioriteit. Drie beveiligingsagenten waren ter plaatse, en we stemden alle maatregelen zorgvuldig af met de politie.
Een hooggeplaatst internationaal publiek vraagt om hospitality van het hoogste niveau. We werkten met een selectie drietalige hosts van een high-end agency, die instonden voor een warm en professioneel onthaal. Hun rol ging verder dan enkel registratie; ze waren het aanspreekpunt voor vragen, gaven richtlijnen over het programma en zorgden ervoor dat elke gast zich welkom en verzorgd voelde.
Ondanks het academische karakter van dit event, konden we toch onze creativiteit kwijt:
We brachten het thema ‘levenslang’ leren ook tot leven in de catering. Voor het exclusieve diner op 20 februari sloegen we de handen ineen met Seppe Nobels en zijn souschefs van Instroom Academy. Dit innovatieve culinaire concept draait om een fusion kitchen 2.0, waarin vluchtelingen en anderstalige nieuwkomers worden omgeschoold tot kok. Ze combineerden authentieke gerechten uit hun thuisland met lokale ingrediënten en de finesse van Nobels. Een krachtige vertaling van het thema levenslang leren, op een manier die alle zintuigen prikkelde.
Elke spreker kreeg ook een branded doos pralines van TWERK, een organisatie die personen met autisme aan werk helpt. Hiermee versterkten we de derde pijler van het event: 'Iedereen in staat stellen de vaardigheden voor nieuwe kansen te ontwikkelen.
In samenspraak met de verschillende pers- en communicatiediensten van de betrokken partners werkten we voor de Skills Summit 2024 een sterke communicatiestrategie en eventbranding uit.
De eerste focus bij de start van het project was de huisstijl. Onze in-house graficus ontwikkelde twee huisstijlconcepten, waaruit de opdrachtgever een definitieve keuze maakte. De branding werd opgebouwd rond een key-illustratie die levenslang leren visueel vertaalde, met subtiele verwijzingen naar de Belgische cultuur. Dit werd aangevuld met een kleurpalet, typografie en logovarianten. Op basis van deze huisstijl werkten we de verschillende communicatieproducten uit, zoals webbanners en social visuals tot PPT-templates en video bumpers. Om een consistente uitstraling te garanderen, stelden we een brandbook en stylesheet op als leidraad voor alle communicatiematerialen.
We bouwden een op maat gemaakte eventwebsite in NL, FR en ENG, met een gebruiksvriendelijk CMS voor flexibel contentbeheer. Onze graficus en communicatie-specialist waren verantwoordelijk voor de wireframes en design, en copy in de drie talen. Binnen het ecosysteem van de website koppelden we ook een digitaal registratieplatform, inclusief automatische bevestigingsmails. We zorgden voor technische support, hosting en garandeerden compliance met WCAG en GDPR-richtlijnen.
De pre-eventcommunicatie verliep voornamelijk via de website en een dedicated eventmailbox. Alle deelnemers ontvingen een logistical note met praktische info voor hun reis naar Brussel. Voor de socials leverden we steeds de visuals aan, de copy werd door de partners uitgewerkt.
Voor de persaanpak werkten we samen met een bureau gespecialiseerd in public affairs. We zorgden voor persuitnodigingen, persmappen, een gestroomlijnde ontvangst en de organisatie van de persconferentie.
Om genodigden warm te maken, schreven we een creatief script uit dat we vertaalden in een introductievideo met ondertitels in NL, FR en ENG.
Een professionele fotograaf legde het event vast en leverde na elke sessie meteen een selectie foto's voor social media en pers. Een videograaf capteerde de hoogtepunten en monteerde ze tot een dynamische aftermovie.
We zorgden voor branding op locatie met onder andere gebrande beachflags, signalisatie en badges. Alle presentaties werden door ons grafisch geoptimaliseerd.
Post-event zorgden we ervoor dat alle speeches, best practice video’s en getuigenissen via de website opnieuw te bekijken waren.